Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

ImmoDesk ist eine Software für die Verwaltung von Häusern und Wohnungen. Sie wird von Vermietern und Hausverwaltungen genutzt („Kunden“); deren Mieterinnen und Mieter können über die Mieter-App Schäden und Anliegen melden. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, wozu, auf welcher Grundlage und welche Rechte Sie haben.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung beim Betrieb von ImmoDesk und für die Benutzerkonten ist:

Arnold Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Reichenbucherstraße 31
74862 Binau
E-Mail: support@arnolddigitalsolutions.de

Die Daten, die Kunden in ImmoDesk über ihren Bestand speichern – etwa über Mieter, Mietverträge, Zahlungen, Belege und Meldungen –, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist der Kunde, also Ihr Vermieter bzw. Ihre Hausverwaltung. Die Daten jedes Kunden sind technisch streng von denen anderer Kunden getrennt.

3. Hinweise für Mieterinnen und Mieter

Wenn Sie die Mieter-App nutzen oder Ihr Vermieter Ihre Daten in ImmoDesk führt, ist Ihr Vermieter für die Verarbeitung verantwortlich. Er entscheidet, welche Daten er über Sie speichert – in der Regel Name, Anschrift der Wohnung, Kontaktdaten, Bankverbindung und Mietzahlungen, soweit für das Mietverhältnis nötig (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Bitte richten Sie Auskunfts- oder Löschwünsche an Ihren Vermieter; wir unterstützen ihn dabei.

In der Mieter-App verarbeiten wir für Ihren Vermieter:

• Ihre Meldungen mit Beschreibung, Ort in der Wohnung und den Fotos, die Sie anhängen;
• freiwillig eine Telefonnummer für Rückfragen und Ihre Angabe, ob ein Handwerker in Ihrer Abwesenheit hinein darf;
• Nachrichten zwischen Ihnen und Ihrem Vermieter.

Der Zugang erfolgt über einen persönlichen Link. Gespeichert wird davon nur ein nicht umkehrbarer Prüfwert. Die Mieter-App setzt keine Cookies. Wenn Sie sie auf dem Startbildschirm installieren, merkt sich Ihr Gerät die Startadresse, damit ein Tipp auf eine Benachrichtigung die richtige Seite öffnet; weitere Inhalte werden auf dem Gerät nicht zwischengespeichert.

4. Benutzerkonten

Für die Anmeldung speichern wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort (nur als bcrypt-Prüfwert, nie im Klartext) und die Zugehörigkeit zu einem Kunden mit Rolle. Zweck ist die Bereitstellung der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wer eingeladen wird, erhält einen Link, der sieben Tage gilt; bis dahin speichern wir die eingeladene E-Mail-Adresse. Konten werden gelöscht, wenn der Kunde den Zugang entfernt oder den Vertrag beendet.

Bucht ein Kunde ein Paket, speichern wir seine Rechnungsdaten (Name oder Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen, gegebenenfalls USt-IdNr.), die Zahlweise sowie Zeitpunkt und Fassung der Zustimmung zu den AGB. Das ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und die dazugehörigen Angaben bewahren wir wegen gesetzlicher Pflichten bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB).

5. Aufruf der Seiten, Server und Speicherorte

ImmoDesk läuft auf einem Server, den wir bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gemietet haben; er steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, um die Seite auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen legt der Webserver nicht an. Die Anwendung protokolliert Fehler ohne IP-Adressen. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (TLS).

Wir binden keine Inhalte fremder Anbieter ein – keine externen Schriften, keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Knöpfe.

6. Cookies

ImmoDesk setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• immodesk_session – hält Sie angemeldet; enthält, fälschungssicher signiert, Ihre Benutzerkennung, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Kunden; gültig 30 Tage oder bis zur Abmeldung.
• immodesk_erledigt – merkt sich, welche Hinweise Sie in der Übersicht als erledigt markiert haben; gültig bis zu 400 Tage.

Es gibt keine Cookies zur Analyse oder Werbung und keine Cookies von Dritten.

7. E-Mails und Benachrichtigungen

Benachrichtigungen per E-Mail – etwa über neue Meldungen oder Antworten – versendet ImmoDesk über das Postfach, das der jeweilige Kunde selbst einrichtet; dessen E-Mail-Anbieter erhält dabei Empfänger, Betreff und Text. Richtet ein Kunde die Mail-Überwachung ein, liest ImmoDesk dessen Postfach nur lesend, um Rechnungen zu erfassen.

Schalten Sie in der Mieter-App Benachrichtigungen ein, übermittelt Ihr Browser bzw. Betriebssystem Nachrichten über seinen Push-Dienst (je nach Gerät Google, Apple, Mozilla oder Microsoft). Dieser erhält eine Gerätekennung und den kurzen Text der Benachrichtigung. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie in der App oder den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit widerrufen können. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; Google, Apple und Microsoft sind dafür nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

8. Datensicherheit und Speicherdauer

Passwörter und Zugangsdaten zu Postfächern und Speichern werden verschlüsselt gespeichert. Die Trennung der Kunden erzwingt die Datenbank selbst. Wir speichern Daten, solange das Konto bzw. der Vertrag mit dem Kunden besteht; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Tägliche Datensicherungen bewahren wir 30 Tage auf.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Land, in dem Sie wohnen.

Wenden Sie sich dafür an support@arnolddigitalsolutions.de. Geht es um Daten, die Ihr Vermieter über Sie führt, ist er Ihr erster Ansprechpartner.